Antwoord op je eigen documenten met bron
Stel een vraag over je bestanden en zie precies waarop het antwoord steunt.
Originele Nederlandse PromptMax-bewerking van Jack Roberts’ openbare vijfdelige RAG-kader; geen kopie van zijn downloadtemplate.
Bereid een vergadering voor die eindigt in besluiten
Een agenda met doel, voorbereiding, tijdsblokken en de besluiten die aan het eind moeten liggen.
Prompt
Maak een agenda voor een teamoverleg van [duur] over [onderwerp]. Geef het doel in één zin, wat deelnemers vooraf moeten lezen, de onderwerpen met tijdsblokken en per onderwerp het besluit dat we willen nemen. Leg vast hoe we eigenaren en deadlines noteren. Voeg drie vragen toe om de discussie bij de les te houden. Gebruik alleen onderwerpen uit mijn input en zeg het als het overleg te vol is voor de beschikbare tijd.
Input:
[plak hier onderwerpen en context]
Check of het werk eerlijk verdeeld is
Overbelasting, werk zonder eigenaar en drie opties om te herverdelen, met de afwegingen erbij.
Prompt
Hieronder staat een overzicht van projecten met de geschatte inzet per persoon. Wijs aan wie waarschijnlijk overbelast is, welk werk geen duidelijke eigenaar heeft en waar schattingen ontbreken. Geef drie praktische opties om het werk te herverdelen en noem per optie wat er dan later af komt of blijft liggen. Reken alleen met de getallen uit het overzicht en vermeld je aannames.
Overzicht (project, persoon, geschatte uren per week):
[plak hier]
Leg een werkwijze vast als stappenplan
Een werkinstructie op basis van hoe het nu gaat: stappen, invoer, eigenaren en wat te doen als iets misgaat.
Prompt
Schrijf een werkinstructie voor [proces] op basis van mijn beschrijving van hoe het nu werkt. Geef genummerde stappen met per stap de benodigde invoer, wie het doet en hoeveel tijd het ongeveer kost. Beschrijf wat je doet als iets ontbreekt of misgaat, en wanneer je opschaalt. Neem alleen stappen op die uit mijn beschrijving volgen. Zet onduidelijkheden als vragen onderaan in plaats van ze in te vullen.
Hoe het nu werkt:
[plak hier]
Maak duidelijk wie wat doet in een proces
Een RACI-overzicht per stap, waar overdrachten meestal misgaan en korte afspraken over eigenaarschap.
Prompt
We richten een werkwijze in voor [proces] met deze teams of personen: [lijst]. Stel per hoofdstap een RACI voor: wie voert uit, wie is eindverantwoordelijk, wie wordt geraadpleegd en wie geïnformeerd. Wijs aan waar overdrachten waarschijnlijk misgaan en waarom. Sluit af met maximaal vijf korte afspraken over eigenaarschap en opschalen. Gebruik alleen de genoemde teams en markeer stappen waarvoor niemand logisch eigenaar is.
Hoofdstappen van het proces:
[plak hier]
Maak een checklist voor overdracht tussen teams
Wat compleet moet zijn voordat werk wordt doorgegeven, en wat je doet als informatie ontbreekt.
Prompt
Maak een overdrachtschecklist voor werk van [team A] naar [team B] voor [soort werk]. Geef de verplichte gegevens, de kwaliteitscontroles en een duidelijke definitie van ‘klaar om over te dragen’ en ‘nog niet klaar’. Beschrijf wat je doet als informatie ontbreekt. Markeer punten die niet uit mijn beschrijving volgen als voorstel. Houd de lijst kort genoeg om dagelijks te gebruiken, maximaal twaalf punten. Baseer je op deze beschrijving van de huidige overdracht en de problemen: [plak hier].
Schrijf teamafspraken op één pagina
Afspraken over communicatie, overleg, reactietijden en meningsverschillen die mensen echt gebruiken.
Prompt
Schrijf één pagina met werkafspraken voor [team]. Behandel: hoe we communiceren en via welk kanaal, regels voor overleg, verwachte reactietijden, hoe we opschalen en hoe we met meningsverschillen omgaan. Gebruik de huidige situatie en ergernissen hieronder als vertrekpunt. Schrijf het als iets dat een team echt naslaat, niet als beleidsdocument. Neem geen regels op die niet uit de input volgen zonder ze als voorstel te markeren.
Huidige situatie en ergernissen:
[plak hier]
Haal besluiten en acties uit vergadernotities
Een kort verslag met alleen werkelijk afgesproken acties.
Prompt
Zet deze vergadernotities om in een kort intern verslag. Geef eerst de genomen besluiten, daarna een tabel met actie, eigenaar en deadline, en sluit af met open vragen. Neem alleen besluiten, eigenaren en datums op die expliciet in de notities staan. Zet ontbrekende gegevens in een aparte lijst om na te vragen. Houd de samenvatting onder 150 woorden.
Notities:
[plak hier]
Model: ChatGPT
Bron: OpenAI Academy · Writing
Kies één procesverbetering voor deze maand
Vergelijk oplossingen op effect, moeite en wie moet meedoen.
Prompt
Ik wil dit terugkerende proces verbeteren: [beschrijf het huidige proces, knelpunten en betrokkenen]. Bedenk tien duidelijk verschillende oplossingen, van kleine ingreep tot grotere verandering. Groepeer overlappende ideeën. Vergelijk de drie beste op verwacht effect, benodigde tijd en risico, met de aannames erbij. Adviseer één proef die we binnen 30 dagen kunnen uitvoeren en noem welke meting laat zien of het beter werkt.
Model: ChatGPT
Maak een heldere update voor je teamleider
Zet ruwe voortgangsnotities om in resultaat, risico en volgende stap.
Prompt
Schrijf een update van maximaal één pagina voor [ontvanger] over [project]. Gebruik mijn ruwe notities hieronder. Orden de tekst onder: bereikte resultaten, wat nog loopt, risico’s of beslissingen, en de eerstvolgende stappen met eigenaar. Maak onderscheid tussen feiten en inschattingen. Noem ontbrekende cijfers apart in plaats van ze te verzinnen. Schrijf in gewone taal en eindig met de ene beslissing of hulp die ik nodig heb.
Notities:
[plak hier]
Model: ChatGPT
Bron: OpenAI Academy · Writing